PMIS行不行，導入PMIS的關鍵思考！林崇仁 (歡迎轉載) 2013年11期 PMIS園地

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　　2013年11期 PMIS園地 PMIS行不行，導入PMIS的關鍵思考！林崇仁 (歡迎轉載)

發佈於：2014-01-12, 週日 20:56

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PMIS的導入，對企業來說就是某種程度的創新，是一種管理制度上的創新

PMIS行不行，導入PMIS的關鍵思考！

作者：林崇仁, PMP

作者簡介：

Mike Lin, PMP，百加資通股份有限公司www.hundredplus.com總經理，帶領百加資通開發團隊開發 PMIS／ EIP／ CRM／ IM／電子表單簽核／文件管理等系統，專長於軟體開發、企業E化流程改造與輔導、電子商務（RosettaNet）、專案管理、自由軟體等領域。

相關網站：

2003年成立自由軟體教學網站www.opensourceinstall.org 推廣自由軟體應用。

相關著作：

開放原始碼軟體精選集、專案管理資訊系統專題實作等。

相關經歷：

馬仕得管理顧問股份有限公司總經理

中華民國軟體協會E化顧問師

台灣國際專案管理師協會台北分會副會長

東吳大學推廣部資訊班班主任

超義科技股份有限公司業務工程師

致理技術學院／醒吾技術學院／嶺東科技大學電子商務專案管理兼任講師

最近有一位導入敝公司PMIS一年多的企業資訊部門主管，打電話給筆者，主要想把目前該部門專用的PMIS系統，推廣到全公司，問了筆者一句話：「導入成功的關鍵因素為何？是否有成功的模式可以參考？」

這位主管的問題，讓筆者聯想到，前一陣子筆者在思考公司產品新的市場策略時，讀到了一本書，讓筆者對未來公司產品的市場規劃上有很深的啟發。書名叫做 The Innovator’s Solution，中文翻譯成-創新者的解答，是位很有名的創新大師-克里斯汀生（Clayton M. Christensen）以及德勤管理顧問公司研究總監-雷諾（Michael E. Raynor）所合著。書中提及，企業為了追求不斷的成長與持續生存，需要不斷的進行產品或服務的創新，而創新的方式可以分成兩種，一種是為了討好高階層的客戶與追求更好的利潤，在既有的商品或服務上持續改良的持續性創新（Sustaining Innovation），另一種是為了破壞既有的市場，所提出的破壞性商品或服務；而所謂的破壞性，有可能是以低廉價格、簡單功能或是顛覆過去使用者經驗但更貼近客戶，這樣的創新模式稱之為破壞式創新（Disruptive Innovation）。

我們就另一個角度來看，PMIS的導入，對企業來說就是某種程度的創新，是一種管理制度上的創新，是企業為了讓整體組織在管理的效率有所成長而做的改變。這種改變對於組織本身的專案管理制度或是專案資訊應用能力所具備的成熟度與深度有很大的關聯，在進行PMIS導入時對組織會引發不同程度的衝擊。其一，是在既有的專案資訊架構下，整合岀新的專案資訊呈現方法，來滿足高階主管做決策或是滿足進階使用者專案作業的改善式創新；其二，是大幅改變原有組織的運作模式所做的深度改革而做的破壞創新。

一般認知，如果組織人員沒有專案管理的概念或是沒有專案工具使用經驗的情況下進行PMIS的導入，在某個程度上是有風險的，可是筆者認為成功導入的機會反而高。原因很簡單，因為沒有過去的包袱，所以目標明確、PMIS不用整合其他系統以及面臨使用者反彈，通常這樣成功的情況是發生在強勢老闆主導的企業或是新成立的組織。相反的，已經有很多專案工具使用經驗的組織或是有很多專案執行經驗的資深員工，在導入PMIS時，為了滿足更高水準的需求，往往加入過多的元素，真正執行時，反而綁手綁腳容易失敗。

筆者認為想要導入或推廣PMIS的企業，不管是改善或是全面改革，應該將以下因素列入思考。

1. 釐清導入需求

需求為創新之母，所以一定要清楚需求從何而來？是來自於高階主管想要看的專案報表，還是為了讓專案執行人員有比較方便的工具或平台。其實，很多時候只是需要將專案資訊透過重新的分類彙整或是使用一些小工具就可以達到使用者需求，並不需要勞師動眾的導入一套系統。很多企業的承辦人員常常未將使用者需求釐清，在聽了系統廠商所繪製的大餅後，為導入而導入，而忘記初衷。有時要五毛給一塊對企業來說並不是一件好事。

2. 對的導入人員或組織

這些年來筆者在經營公司上，面試許多人員也實際用過不同類型的人，最大的心得就是合格或合乎專業的人，不一定就是合適的人選。舉例來說，僱用美工設計人員時，初期會先尋找懂得操作Photoshop、Illustrator等美編工具的人，現在筆者反而會找公司內部，理解公司產品運作、能做簡報以及易於溝通的人將其送去做相關設計工具的教育訓練。原因很簡單，手上有槍的人不一定能射中目標。所以有很多的企業，將PMIS的導入，預設為資訊單位，通常不好推廣。筆者還滿鼓勵企業成立PMO來進行PMIS的導入，也可同步將管理制度重新善化。

3.相對應的制度搭配

筆者認為，改變使用者習慣在企業中是一件非常具有風險的事。如果PMIS的導入會改變原有人員的作業習慣，並且讓使用者意識到專案資訊透明化後，將會受到更多管理，其實真的很難長長久

久。基本上所有的管理都是違背人性的，所以企業需要訂定制度讓大家遵守，就像企業希望員工上班要準時，所以頒定人員岀缺勤管理辦法並搭配考核來實施。因此PMIS的導入，是對員工一種新的要求，這時企業就該擬定對應的制度來搭配管理。

以上三點是筆者以為最重要、必須要列入思考的關鍵因素，當然，企業文化不同或許有不同的認知與做法。所以我們回到本文開頭該主管的問題，如果將以上的三點能夠再重新的連結思考一下，再尋找高階主管以及組織的支持，PMIS就能在良好的利基下順利運作。至於如何再將其推廣至組織更多的單位使用，以行銷的角度來說，讓客戶介紹客戶是最有效的方法，這邊指的客戶是組織中各部門的主管或是高階主管，推廣單位的主管可以在企業的月例會或是主管會議中將該部門的報告事項，透過PMIS的畫面或是報表呈現，當然，要確實有執行後的成效才能吸引客戶上門，花點時間慢慢推廣，一定會有成果的。提醒企業主，對於企業業務的成長可以沒有耐性，但是對於資訊化的過程與推廣，應該多給一些的耐性與機會。

結論

創新對企業來說是一連串持續不斷改善與累積經驗的結果，同樣的企業導入PMIS，也要持續的檢討與改善，就能找到屬於自己的成功模式。許多資訊工具導入的失敗，常常問題不是發生在工具面，或是員工尚未準備就緒。對的需求、合適的人、對的組織以及對的制度，就能夠督促人員做該做的事，企業價值也能因此提升。

百加資通股份有限公司總經理林崇仁

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這是本區第10篇貼文　　貼文時間: 2014年1月16日星期四 9時49分9秒　　　小編：MagicLin in 新竹市 歡喜貼文

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