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3小時完成八小時工作!「絕不拖延」時間術 (本區共瀏覽次)


資料來源:http://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5054348

  2013-12 Cheers雜誌159期 作者:陳怡伶

垃圾桶,這個你我眼中最不起眼的收納產品,卻成就了陳建甫的「海外業務天王」地位。

10年前,他前進美國,推出當時市場尚未成熟的不鏽鋼材質垃圾桶,歷經多次重新設計與定價後,美國最大零售商沃爾瑪(Walmart)銷售的不鏽鋼垃圾桶,有7成來自於特力集團,由他供應。甚至,美國超過三分之一的不鏽鋼垃圾桶,都是從他的部門賣出去的。其他美國前十大零售商如Target、Lowe's,也都是他的客戶。

分析這樣的成績,陳建甫認為,善用時間管理,運用「預先規畫」的概念,是打下海外市場的關鍵。

Tip 1:把握每天黃金3小時

上午完成目前工作,下午預備未來事項

不妨看看陳建甫單日的工作行程:他總是在上午9點至12點間完成須用腦力判斷、做決定等最重要的事項,把握這段思緒黃金期,完成「目前」的工作。

像是公司交付、不能不做的事,以及生產工廠要他決定的事,陳建甫全部在上午做完。「一早就把決定做好,將工作量轉出去,讓同事去運作,下午就等著回收結果,」他解釋。

此外,他也會在上午把所有該轉寄或回覆的email全寄出去。例如,若即將在美國西雅圖跟客戶開會,當他收到確認信件後,會立刻轉發給相關的所有人員,並且在信中提及行前會的時間,讓大家有所準備。

「第一時間把消息轉出去,讓大家消化與喘息,過幾天再召開會議討論細節,」陳建甫說,不僅可讓開會時更有效率,也可減輕自己的壓力。

「從8小時的工作時間濃縮到3小時,看似很有難度,但多年執行下來會發現,有時候2個多小時,就可以完成一天的工作量,」陳建甫分享多年來實踐的心得說。

雖然每天要處理很多email,但他通常不花太多時間寫詳細內容,只要簡單有重點,不管在哪個時區的海外業務,都可在最快時間內獲得回覆,避免拖延。

至於下午,陳建甫除了等待上午交辦後的結果外,還可以進行延伸性的工作,像是整合資訊、統計分析等歸納性工作,拿來做對未來有幫助的事情。

Tip 2:建立3年縝密計劃

倒推步驟法,讓團隊當責達成目標

除了短期規劃,陳建甫更擅於長期的時間管理。攤開他的時間管理工具,密密麻麻的表格,顯示出陳建甫重視細節管理的個性。

為了連結不同區域如美國、深圳、上海等地的海外業務員,陳建甫對時間管理有套特別心法。不論是月計劃或年度計劃,他都會建立起標準程序,並訂下目標,讓分散各地的員工們都可以透過這套標準程序來進行作業,他也可以隨時精確掌控工作進度。

其中,陳建甫最厲害的招數,是運用「倒推回去的步驟法」,預先規畫未來3年的目標與時程。

舉例來說,在今年初,他就已算好未來3年的業績目標,包括預測2013、2014、2015年的市場變化以及零售商的採購趨勢,來設定該部門的業績目標。按照這個目標,再細分每個月應該完成的業績。

接下來,陳建甫又按照美國零售商每年兩次的採購時間點,倒推回去,計算出在這個時間點之前,整個團隊必須做的待辦步驟。

每個步驟都詳細標明完成時間與負責同事,包括市場分析、產品研發、找到合作工廠、事前簡報演練、樣品寄送日期、跟顧客見面時間、客戶決定是否採購的日期,以及最後出貨日等。

這套長期的運作,成功地讓參與的每個人建立對工作當責的態度。「每個步驟都有完成時間,我會強迫自己按時完成,才不會影響到下一個步驟的負責人,」在收納用品業務處工作多年的專案經理郭琦認為,這種時間管理的原則,對自己產生巨大的約束力,因為「做不好,其他人都在看呢!」

除了培養員工的當責態度,這套規劃更讓陳建甫在客戶間建立起名聲,引以為傲:「10年來,無法如期交貨的次數少於3次。」隨著口碑在外流傳,吸引不少主動上門合作的新客戶。

設計出如此縝密的時間規劃表,其實是陳建甫從2008年全球金融海嘯衝擊中獲得的教訓。

當時全球大環境都不好,最大客戶沃爾瑪突然決定轉向採購市場上具有品牌的垃圾桶,來提升消費者信心。這使得特力集團賣得最好的不鏽鋼垃圾桶,在沃爾瑪零售架上的市佔率從60%一下子跌落到10%。

當時,距離下次採購時間已經短到只剩下兩個月。在這兩個月裡,陳建甫觀察,雖然特力集團的不鏽鋼垃圾桶沒有品牌,但是具有許多附加功能,不輸給其他大牌競爭者,價格上更便宜4成,他堅信產品是有市場競爭力的。

問題是,陳建甫必須說服客戶買單。當時,他會同合作生產的工廠代表,一起飛到沃爾瑪位於美國南部阿肯色州羅傑斯的總部,去做詳盡的簡報,包括歷史銷售數據、與競爭產品的比較等等。

最關鍵的一刻,在於他提出產品貼上沃爾瑪自有品牌的建議,不但可提升沃爾瑪本身的品牌知名度,販售的利潤又遠高於販賣其他品牌的垃圾桶。

這一仗,打得辛苦卻很值得。這款垃圾桶終於從10%的谷底翻身到85%的佔有率,創下歷史新高。

陳建甫在這一戰最大的學習是:只要產品具有競爭優勢,一時的業績不好,不代表失敗,更要堅持下去走到最後;而堅持下去的本錢,就是在危急時,懂得即時調整銷售策略。也因為如此,才有後來他堅持做長期預先規劃表的習慣,希望事先預測未來,為市場變化提早準備,及時因應。

Tip 3:同時策畫3個備案

確實執行「未雨綢繆」,戰勝景氣變化

不過,「計劃永遠趕不上變化」,尤其當全球經濟變化莫測,長期規劃最難做到的,就是如何徹底執行?

陳建甫從來就不只有一個計劃在進行,他提供給客戶的產品選擇永遠有備案。

例如,在陳建甫手上,同時間進行的產品時間規劃表通常有3~4個以上。以不鏽鋼垃圾桶為例,除了在沃爾瑪長年暢銷的掀蓋式外,2010年,他開始著手評估在美國當地生產、組裝新的金屬材質垃圾桶,以及研發滑蓋式的產品。後兩者在價格上更具優勢,就是為了迎戰當時預測近一兩年經濟成長即將降至谷底的市場。

果不其然,當歐債危機發生後,美國零售業的採購趨於保守,並要求供應商提供更低價格的產品。原本的掀蓋式產品強調多工,已沒有降低成本的空間,但另外兩個備案計劃這時就相對符合顧客的需求。

郭琦觀察,陳建甫最厲害的地方,就是會提前考慮即將可能發生的任何狀況,並且提前演練。「他不是等A計劃行不通後才想B計劃,而是有好幾個不同的計劃同時進行,再針對顧客的需求,提出適合的產品與銷售策略,」郭琦表示。

「長遠的時間管理訣竅,在於堅持,」陳建甫指出。破除「景氣差,業績就會下降」的迷思,陳建甫靠著嚴謹的時間規劃,未雨綢繆,體現出業務員的真正價值。

海外業務天王的時間分解術

1. 特力集團收納用品業務處的業績10年來成長4倍以上,愈來愈多的工作量讓陳建甫將專案管理的概念導入工作流程,輔以表格,以產品品項為單位,訂出未來3年目標業績。

2. 訂出目標後,接著再規畫出要達到目標之前,每一階段的工作時程與負責人,讓各地員工都可透過這套標準程序來進行作業。

3. 不過,任何流程都會遇到變動,因此還額外設計了「調整欄」,一旦有任何的變動,負責人要立刻填進「調整欄」,讓其他相關人員第一時間掌握最新進度。

陳建甫表示,雖然目標與流程是固定的,但是面對市場的變化,業務員要有勇氣將整個計劃撤掉,重新來過,千萬不能逃避而忽略市場的需求。

陳建甫

1970年次,特力集團特力貿易事業群收納用品業務處資深經理。負責的產品為垃圾桶、收納籃、鐵成架等,曾擔任過特力集團的品管、行銷企劃等職位。



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這是本區第7篇貼文  貼文時間: 2013年12月16日星期一 12時27分58秒   小編:MagicLin in 新竹市 歡喜貼文

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